Tidrapportering: guide

Steg 1: förstå hur tidrapportering bidrar till bättre tids- och närvarohantering

När du utvärderar och kravställer tidrapportering, är det viktigt att göra det i samsyn med alla HR-processer. Bara då kan du integrera dem, maximera värdet av helheten och uppnå din fulla potential.

Genom att förstå hur alla HR-processer är sammankopplade, kan du med självsäkerhet definiera dina behov och kriterier för att hitta den bästa lösningen för dig.

Till exempel om du vill kunna låta personalen rapportera semester- och sjukfrånvaro digitalt och sedan integrera frånvarouppgifterna med schemasystemet, för att kunna planera bättre och hitta ersättare direkt. Denna lösning kräver särskilda kriterier för integrationen mellan tidrapporteringssystemet och andra system som stöttar andra processer.

För att kunna maximera värdet av tidrapportering borde du alltså inte se det som en enskild process, utan som en del av ett större sammanhang. Det sammanhanget är tids-och närvaroprocessen.

Tids- och närvarohantering utgörs av 7 olika processteg, utöver tidrapportering. För att hjälpa dig med din utvärdering ger vi exempel på frågor du bör ställa, baserat på vanliga utmaningar i varje steg.

1. Skapa master data

Master data riskerar vanligtvis att bli duplicerat i både tidssystemet och lönesystemet, vilket leder till manuellt arbete, inkorrekta uppgifter och fel. Kan du säkerställa att alla ändringar som görs (oavsett var), uppdateras på alla ställen i realtid och alltid är aktuella?

2. Frånvarohantering

Planerad och oplanerad frånvarohantering är vanligtvis ett tidskrävande och frustrerande moment där flera olika avdelningar, bl.a. HR, behöver involveras. Kan du säkerställa ett friktionsfritt informationsflöde mellan olika avdelningar, så att inte problem uppkommer i den operativa verksamheten? Kan du minimera administration och snabba processen genom att låta personalen själv hantera frånvaroförfrågningar? Och kan du godkänna eller avslå automatiskt, baserat på förinställda parametrar? Om det handlar om sjukfrånvaro, kan du integrera med schemaplaneringen för att enkelt hitta och schemalägga ersättare baserat på tillgänglighet och kompetenser? 

3. Tidrapportering/-registrering

Tidrapportering är grunden för en modern arbetstidshantering. Se till att personalen inte är låst när det kommer till att registrera och rapportera sin tid, och att olika avdelningar kan göra det på olika sätt. Är det via terminaler, app, webbläsare, genom att öppna vissa dörrar eller automatiskt med geo-fencing? Får du automatiska varningar vid fel eller påminnelser om man glömt att stämpla in? Kan man se sina schemalagda tider i gränssnittet för tidrapportering?

4. Tidskorrigering

Om alla steg i processen fram till nu inte är sömlöst integrerade, kommer det krävas mycket manuell tidskorrigering. Kan du undvika att involvera många olika personer och system för att manuellt godkänna tiden, och i stället lita på att alla processer fungerar felfritt och stöds av automatisering i samma system? Måste du manuellt granska och godkänna tidrapporter månadsvis eller har du ett system som kontinuerligt bevakar och notifierar dig när godkännande krävs (ju snabbare man kan korrigera, desto högre kvalitet)? Är hanteringen av korrigeringar och godkännanden komplex för att personalen inte har kompetens eller tillgång?

5. Tidsutvärdering: tillägg och regler

Om inte tidrapporteringen följer fördefinierade tidsaldoregler och allokeras automatiskt, riskerar du manuella processer, inkorrekt lönebokföring och -utbetalning, lagbrott, långa väntetider och lägre personalnöjdhet. Kan du automatiskt beräkna olika lönetillägg baserat på förinställda parametrar? Kan du kartlägga och matcha alla efterlevnadskrav, såsom lagar, kollektivavtal och interna bestämmelser? Har du full kontroll på bevakningen av sjukperioder, semester, total arbetstid och övertid enligt svensk lagstiftning? Och får du automatiska varningar vid överträdelser?

6. Tidsaldohantering

Kan du automatiskt differentiera och allokera ordinarie arbetstid, flextid, övertid, sjukdagar och tillgänglig semester, utan att riskera fel i överföringen från tidrapporteringen?
Får du automatiska felvarningar baserat på förinställda parametrar? Kan du genomföra förfrågningar från personalen utan hög manuell påläggning, t.ex. att saldoöverföra från arbetstidskonto till flextidskonto?

7. Koppling till lönesystem

Har du en sömlös integration med lönesystemet utan fel eller manuell påläggning för löner, inkl. beräkningen för olika tillägg? Får tidskorrigeringar automatiskt korrekt genomslag i lönesystemet? 

8. Analys och informationshantering

Om tidrapporteringen och övriga processer är integrerade, kan datan användas för att analysera och ta väl underbyggda beslut. Kan du göra analyser och skapa rapporter baserat på de parametrar du önskar med ett knapptryck?

Integrerad tidrapportering ger många fördelar

Nu vet vi att tidrapportering är en del av tids- och närvarohanteringen. Och för att få maximal utväxling, behöver du förstå dina existerande och framtida behov så att din tidrapporteringslösning är väl integrerad med alla åtta steg i processen. Då får du många fördelar, som t.ex:

• Maximal automatisering och pålitlighet i integrationen av alla processer
• Full kontroll och uppföljning av arbetstidslagar, semester, sjuklagar och andra kollektivavtal eller företagsbestämmelser
• Använd tid- och närvarodata för att prognosticera kapacitet och schemalägga optimalt
• Analysera data från alla tids- och närvaroprocesser för att skapa insiktsfulla rapporter och beslutsunderlag
• Eliminera manuell beräkning vid arbetstidsjusteringar med automatiska uppdateringar i lönesystemet 

När du förstår hur dina tidrapporteringsbehov hänger ihop med den bredare tids- och närvarohanteringen, kan du zooma ut en nivå till.

Tids- och närvarohantering är nämligen en del av ett ännu större sammanhang – det är en av sex processer som utgör holistisk Workforce Management, som vi på ATOSS ser det. 

Vad är Workforce Management?

Workforce Management innebär att placera rätt person, med rätt kvalifikationer, på rätt plats och vid rätt tidpunkt. Samtidigt som man tar full hänsyn till regelefterlevnad, kostnader och medmänsklighet.

Digital Workforce Management integrerar datadriven tids- och närvarohantering (där tidrapportering ingår), schemaläggning, kapacitetsplanering, kompetenshantering, analyser och kopplingar till alla relevanta HR- & affärssystem i en enhetlig lösning.
Eftersom det är en ny marknad, är företag oftast väldigt limiterade utan att veta om det. Men det finns enorm potential att uppnå med en holistisk, integrerad lösning.

Utan att gå in i detalj i varje process av Workforce Management, kan man säga att från vänster till höger i bilden blir processerna alltmer operationella. Tidrapportering tillsammans med tids-och närvarohantering är alltså den del som är mest operationell och kortsiktig.

När företag planerar sin bemanning idag, är det oftast fråga om just kortsiktig operativ planering. Men om man ignorerar de mer långsiktiga, strategiska planeringssteg som borde komma före, kan det uppstå problem i den operativa verksamheten som inte längre kan lösas där.

Det leder till att potential går förlorad i hela värdekedjan.

Därför måste man se till att data från alla processer kan utnyttjas i hela kedjan, så att man maximerar värdet på totalen – från tid och närvaro hela vägen till behovsanalys och prognostisering.

Till exempel:

• Gör prognoser om din framtida kapacitet genom att integrera data om kompetenser, sjukdomshistorik, planerad frånvaro och mer
• Gör prognoser om din framtida efterfrågan genom att integrera data från ERP- CRM-, kassasystem, väderrapporter och mer
• Matcha prognoserna för efterfrågan och kapacitet för att skapa behovsbaserad schemaplanering och undvik över- och underbemanning
• Optimera personalstrukturen genom strategisk insikt i vilka kompetenser som krävs i framtiden
• Arbetstidsuppgifter uppdateras direkt i schemaläggningssystemet och ger en översikt i realtid över den personal som ska schemaläggas
• Skapa automatiska scheman baserat på fördefinierade och viktade parametrar (lagar, kompetenser, önskemål etc.)

Detta är bara några exempel på hur integrerad tids- och närvarohantering leder till mervärde. Men i verkligheten finns lika många exempel som det finns företag. Beroende på din kunskapsnivå om individuella processer, behov och framtidsutsikter kommer du kunna utforma en lösning som frigör din fulla potential.

Därför är nästa steg att göra en genomlysning av ditt nuläge och målbild för att förstå dina behov och kunna kravställa med självsäkerhet.

Ofta är man mycket begränsad utan att ens inse det, eftersom de flesta saknar behovsanalys. Det påverkar sedan kravställningen som kan leda till att man väljer en lösning som inte maximerar sin potential i hela HR-värdekedjan.

Speciellt för multinationella företag med stor frontlinjepersonal, ser vi att det finns enorm potential att frigöra.

För att du ska kunna frigöra maximal potential i hela HR-värdekedjan när du utvärderar din tidrapportering, kan du följa denna checklista. Ju färre rutor du kan kryssa idag, ju större behov har du av en holistisk Workforce Management-lösning. Se det som ett snabbt sätt att göra en initial nulägeskoll.

Ladda ner checklistan nu och använd den för att utvärdera din tidrapportering.

En nulägesanalys är det bästa underlaget för att kunna kravställa med självsäkerhet och utforma en lösning som maximerar din potential. Då får du en kartläggning av alla dina processer, kan identifiera förbättringsområden och undvika problem i framtiden som du annars inte hade förutsett.

När du har klarhet i ditt nuläge, kan du sedan jämföra det med en framtida målbild – hur din fulla potential ser ut, i form av HR-processer kvantifierade i faktiska siffror (merförsäljning, besparingar, tid, processförbättringar etc.).

Kontakta oss för en nulägesanalys & upptäck din fulla potential.

Analysen är kostnadsfri och du är självklart inte bunden till något. Klicka här för att läsa mer om vår process och hur du potentiellt kan uppnå:

• Operativ effektivitet
• Strategiska fördelar
• Rättvisa och medmänskliga processer för ökad personalnöjdhet 
• Besparingar i administrativ tid och kostnader
• Besparingar i operativa kostnader
• Identifiering av nya affärsmöjligheter

ATOSS omfattande Workforce Management-lösning hjälper företag att frigöra sin fulla potential. Fullt integrerad och datadriven schemaläggning, tid och närvaro, kapacitetsplanering, kompetenshantering och rapportering.

• Tack vare en avancerad regelmotor kan du ta hänsyn till hundratals parametrar när du hanterar din personal. Det kan vara data som kommer från tidrapportering och många andra källor
• Hantering och kontroll av regler, lagar och avtal i olika områden och länder för 100% regelefterlevnad 
• Mycket hög anpassning av specifika systemfunktioner (t.ex. automation, varningar och språk) utan kodning eller väntetid, tack vare parametrering