Hur du hanterar personalbrist med HR-data och analys
Intervju med Toine Al, chefredaktör CHRO och Content Director HR cluster på Sijthoff Media
Toine Al har studerat juridik och kommunikationsvetenskap, har publicerat och skrivit om HRM sedan 2001 och har utvecklats från professionell journalist till HR-specialist. Han är chefredaktör för CHRO Magazine och CHRO.nl samt Content Director HR Cluster på Sijthoff Media. Under de senaste åren har han fördjupat sig i olika delområden inom HR-området och publicerat fyra böcker om HR-frågor.
Vi frågade honom om hans syn på personalfrågor och den utveckling som nu sker när det gäller personalbrist och hur arbetsgivare ska hantera den.
Vilken utveckling ser du när det gäller frågan om personalbrist?
Det är allmänt känt att många företag har svårt att få tag på personal, vilket leder till att vakanser inte tillsätts. Det är inte bara personalbrist utan även kunskapsbrist som företagen står inför. Under de senaste årtiondena har det skett en rad förändringar som har förvärrat detta. Den ena är den åldrande arbetskraften. Denna massutflyttning av anställda kommer att öka under de kommande åren. Detta leder till att både kunskap och arbetskapacitet lämnar organisationerna.
Dessutom har andelen flexibel personal ökat kraftigt under de senaste åren. Under det senaste decenniet har det blivit allt tydligare att det finns stora nackdelar med detta. Till exempel investerar arbetsgivare i allmänhet lite eller ingenting i utvecklingen av flexibel personal och de är ofta föga delaktiga i organisationen. Dessutom släpar investeringarna i de fast anställdas kompetens och engagemang efter. Detta återspeglas nu i en betydande klyfta mellan den tillgängliga kompetensen och den som organisationen behöver.
På grund av coronapandemin fick många arbetsgivare dessutom bidrag för att behålla sin personal, vilket ledde till att färre företag gick i konkurs. Detta har också ökat bristen på arbetskraft. Nya siffror visar också att viljan att byta jobb är historiskt låg, vilket gör det extra svårt att rekrytera.
Vilka är de största utmaningarna för HR-avdelningar idag?
Med tanke på personalbristen är rekrytering för närvarande en av de största utmaningarna. Och eftersom arbetskraften helt enkelt inte finns där krävs det ett annat sätt att organisera arbetet. Dessutom måste HR hjälpa organisationer att hantera bristen på rätt kunskap och kompetens. Utmaningen här är att förstå vad organisationen kommer att behöva inom den närmaste framtiden. God personalplanering och rätt data är absolut avgörande i detta sammanhang.
En annan utmaning är att organisationer, processer och arbete digitaliseras och automatiseras alltmer. Arbete utförs med många olika system och applikationer. Det finns för närvarande flera digitala tillämpningar för varje process. Medarbetarna måste fortsätta att utvecklas inom dessa områden, vilket kräver mycket av dem. Det är HR:s roll att vägleda och uppmuntra de anställda i detta.
Vad jag ser är att många företag har en otillräckligt utvecklad personalstrategi.
Toine Al
Chefredaktör CHRO och Content Director HR cluster på Sijthoff Media
Vilka utmaningar tror du organisationer kämpar med för att hantera personalbristen?
Vad jag ser är att många företag har en otillräckligt utvecklad personalstrategi. Detta bidrar till att det finns en obalans mellan vad som behövs i form av kapacitet och erfarenhet å ena sidan och den kapacitet som faktiskt finns tillgänglig å andra sidan.
Därför tillgodoses inte behovet av lärande och utveckling inom organisationen i tillräcklig utsträckning. Dessutom tar företag för lite hänsyn till personalens behov och gör för lite för att hålla dem nöjda. Detta ändrar inte det faktum att personalen själva har en aktiv roll i detta, men de bör uppmuntras och ges möjligheter att göra det.
Få insikt i hur du kan motverka personalbrist med datadriven schemaplanering.
Vilka tips har du för HR-avdelningar för att praktiskt övervinna utmaningarna?
Som HR-proffs måste man regelbundet ta ett steg bort från dagens många illusioner och titta på var man befinner sig nu, vad man har att göra med och hur man kan göra förändringar här inför framtiden. Se vilka HR-verktyg som kan vara användbara på lång sikt. Ta agilt arbete eller hybridarbete: se mycket kritiskt på vilket mervärde detta har för organisationen. Det finns inga universallösningar. När det gäller hybridarbete bör du till exempel undersöka vad som är önskvärt och möjligt för varje avdelning eller grupp i nära samråd med medarbetarna själva. Gör undersökningar om detta i organisationen och bestäm inte allt uppifrån. För att upprätthålla engagemanget krävs också insikter från de anställda själva om du vill hantera detta på rätt sätt.
Fortsätta att arbeta med strategisk personalplanering och se längre in i framtiden. Det hjälper att arbeta på ett strukturerat sätt och fastställa en policy för vart man vill gå som företag. Det tvingar dig att tänka på frågor som: vilka profiler behöver du, vilka kompetenser kommer att behövas under de kommande åren för att hålla organisationen igång och hur kommer detta att utvecklas i framtiden? Om du till exempel vet att många personer med vissa kompetenser kommer att gå i pension om fem år eller om du kommer att automatisera arbetsuppgifter inom två år, kan du förutse detta."
Hur kan man använda HR-data och analyser för att åtgärda personalbrist?
Det finns till exempel en hel del uppgifter om arbetssökandes beteende. På så sätt kan du bättre uppskatta hur många potentiella medarbetare med en viss profil som finns tillgängliga i en viss region och hur du bäst når dem. Egenskaper som ålder, utbildningsnivå och kön kan till exempel förutsäga vilka kanaler någon använder för att söka och vad som gör ett ledigt jobb attraktivt. Du kan sedan anpassa din rekryteringspolicy i enlighet med detta. Om du till exempel letar efter en finansdirektör är chansen stor att personen läser Dagens Industri eller är aktiv på LinkedIn. På så sätt når du bättre ut till din målgrupp och chansen är större att den lediga tjänsten tillsätts.
Data och analyser kan också ge insikt om sannolikheten för att en kandidat och en tjänst kommer att matcha varandra. Det finns programvara för att analysera t.ex. CV-texter. Detta ger en rikare bild av en persons förmågor, preferenser, färdigheter och erfarenheter, vilket gör att fler potentiella kandidater kan dyka upp för en viss tjänst.
Spel används också allt oftare för att analysera vilka kompetenser en kandidat utmärker sig i eller vilka egenskaper kandidaten uppvisar i specifika situationer. Till exempel hur snabbt en person lär sig, hur uppfinningsrik han/hon är, hur han/hon hanterar stress när jobbet blir mer komplext eller hur oförskämd han/hon är mot kunderna.
Har du ett exempel på hur man kan använda data för att få rätt person på rätt plats?
Ja, verkligen. Företag som Google, ING, PwC, The Home Depot, PostNL, Shell, ABN AMRO och Walmart - för att nämna några - använder HR-data och -analyser för detta ändamål.
Shell har tidigare gjort ett framgångsrikt experiment för att välja ut anställda som skulle ha stor chans att lyckas med att utveckla banbrytande innovationer. För detta ändamål lät de först framgångsrika medarbetare spela ett spel. Den resulterande beteendeprofilen visade sig kunna identifiera andra framgångsrika Shell-anställda från en grupp deltagare. Detta gav Shell ett verktyg för att tidigare upptäcka och investera i potentiellt framgångsrika medarbetare.
Ett annat intressant exempel från Google är ett exempel från verkligheten. Organisationen samlar in en mängd data för att skapa och analysera omfattande personalprofiler som ger en bra förutsägelse om huruvida någon kommer att bli framgångsrik i ett visst jobb. Kandidater som ansöker måste fylla i omfattande frågeformulär som gör det möjligt för Google att göra en bra uppskattning av sannolikheten för att en kandidat ska lyckas i en tjänst.
Du har ett stort intresse för HR-data och -analyser, varifrån kommer det och ser du någon koppling till ditt privatliv?
HR har traditionellt sett ett starkt fokus på den mänskliga sidan av organisationen och processerna. Om HR vill ha en mätbar effekt är det viktigt att de verktyg som HR använder stöds av data närhelst det är möjligt. På så sätt kan HR ha större inflytande över personalens välbefinnande och företagets framgång. I HR-praktiken stöter man regelbundet på metoder som inte är vetenskapligt underbyggda, men som ligger till grund för beslut om anställda. Jag skulle vara kritisk till detta som personalvetare.
Redan som barn var jag nyfiken på hur och varför allting runt omkring mig. Som ung student fascinerades jag av skillnaden mellan fakta och åsikter, vilket bidrog till mitt intresse för juridikstudier. Jag strävar faktiskt alltid efter att ha en realistisk syn på saker och ting, även hemma. Naturligtvis är det viktigt - särskilt inom HR - att känna till den mänskliga sidan. Man måste också sätta värdet av fakta i perspektiv. Vår verklighet är större. Det är därför jag tycker att det är ett så fascinerande yrke. Men data och analyser är nödvändiga för att hjälpa HR att få djupare insikter.
Hur strävar du efter att nå din fulla potential, både professionellt och personligt?
Jag försöker hålla mitt liv någorlunda balanserat när det gäller arbete, fritid och sport. Nu är jag lite mer medveten om det och gör andra val än tidigare. Jag får mer utrymme för kvalitetstid och för att kunna finnas där för andra.
Du har skrivit fyra böcker; om jag var tvungen att köpa en, vilken skulle du rekommendera och varför?
Den senaste boken om HR-analyser. Den är redan i sin tredje upplaga, vilket är en positiv överraskning. I den förklarar jag och min medförfattare Irma Doze på ett lättillgängligt språk och i detalj hur organisationer steg för steg kan göra sitt HR-program helt datadrivet. Det gör vi med hjälp av många praktiska exempel. Skillnaden mot de andra böckerna är att den här handlar om alla aspekter av personalfrågor. Den representerar ett annorlunda sätt att tänka som samtidigt har en koppling till den dagliga HR-praktiken.
Motverka personalbrist med workforce management
Med strategisk personalplanering kan du undvika över- och underbemanning – ett problem som överdrivs av personalbrist, eftersom volatiliteten i efterfrågan blir ännu mer svårhanterad.
